Cómo mejorar la gestión del tiempo

Con el objetivo de aprovechar de forma más efectiva nuestro tiempo os daremos unos consejos muy útiles para ello.

En primer lugar, sería conveniente establecer objetivos y priorizar nuestras actividades. Seleccionaremos las actividades que reporten el máximo rendimiento. Para ello, podremos planificar y programar diariamente nuestro tiempo en una agenda, que se considera una herramienta básica a la hora de organizar la jornada laboral, o en un horario según nuestros ritmos biológicos, es decir, dependiendo si rendimos mejor por la mañana o por la tarde, o incluso si necesitamos un descanso.

Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos completado y cuáles no y ajustaremos la agenda del día siguiente.

Debemos diferenciar las actividades urgentes de las importantes, sin dar prioridad solo a las urgentes, ya que las importantes algún día llegarán a ser urgentes. Tampoco nos podemos dejar influenciar por el tipo de personalidad que se tenga, ya que si eres perfeccionista pierdes tiempo por la inseguridad de hacerlo mal, y si eres descuidado no empleas el tiempo necesario, lo haces mal y tienes que volver a realizarlo.

Analizaremos las tareas a realizar para poder agruparlas según su afinidad o su franja horaria para ahorrar tiempo, es decir, realizar las tareas similares o con fines comunes y matar dos pájaros de un tiro.

Sería aconsejable manejar eficazmente las interrupciones ocasionadas por los cronófagos o ladrones del tiempo vistos anteriormente. Los que realmente sí podemos controlar son los internos, ya que depende de nosotros mismos ponerles solución. Aunque también están los externos, que son los que debemos aprender a manejar, como por ejemplo, gestionar las visitas inesperadas.

Debemos eliminar hábitos poco eficaces, como no preparar reuniones o el uso del teléfono.

Podremos delegar las tareas urgentes y no importantes a nuestros subordinados, si son de nuestra plena confianza y sabemos que obtendremos un buen resultado.

Convendrá que reflexionemos sobre el tiempo que requiere cada una de las tareas que hemos de ejecutar, pero también hay que reservar momentos para descansar, como dijimos antes, y otros para pensar sobre el trabajo a realizar.

Os adjuntamos un artículo sobre la gestión de tiempo,  escrito por el Sr. Pepe Varela en el periódico El País.

http://economia.elpais.com/economia/2014/02/07/actualidad/1391775779_590020.html

Tipo de personas y su rendimiento.

Existen varios tipos de personalidad o de personas, nosotros nos vamos a centrar concretamente en tres de estos tipos:  la persona perfeccionista,  la descuidada y la perezosa.
Estas personalidades pueden suponer efectos muy negativos a la hora de gestionar de manera eficiente el tiempo que se dedica al trabajo.
Empezaremos por la persona perfeccionista, es una persona que cree que todo puede mejorarse, se esfuerza al máximo en cada detalle y piensa que hacer lo que corresponde es lo primero. Sin embargo, este pensamiento es un arma de doble filo ya que la fijación máxima a cada detalle intensifica el estrés y el miedo a que puedan dar una mala opinión sobre la forma de ejecución de la tarea.
La persona perfeccionista centra constantemente su atención en lo que está bien y lo que está mal, lo que sería correcto o no, además de lo que debería de haber y lo que hay.

En segundo  lugar mostraremos la personalidad de un individuo perezoso.  Las personas perezosas se caracterizan por su dedicación a posponer las tareas o las decisiones difíciles hasta el último momento, ya que no son de su agrado o bien prefieren emplear ese tiempo en otras actividades.
Al igual que la anterior es un arma negativa que puede causar una falta de eficacia para la empresa que se dirige. La pereza también está asociada a la condición humana,  ya que las personas prefieren dejarse llevar y no obligarse a llevar a cabo las cosas importantes en el momento en que se deben hacer.

Por último hablaremos sobre las personas descuidadas. Este tipo de empresarios o trabajadores  realizará el trabajo en mucho menos tiempo,  pero al no emplear este tiempo adecuadamente tendremos que llevar a cabo una repetición de lo que ya hemos hecho para supervisar que no existan fallos que conlleve la consiguiente pérdida de eficiencia. Al fin y al cabo acabaremos perdiendo el tiempo que creímos que habíamos ahorrado en hacer las cosas de ese modo.

La efectividad en el trabajo depende del rendimiento de cada persona y el rendimiento que podamos alcanzar con la realización de una actividad o tarea dependerá del momento en que esta se ejecute.
El rendimiento es la relación entre los objetivos/ metas/tareas alcanzadas y el tiempo en horas trabajadas de manera eficiente para conseguirlos.
Hay personas en las que su rendimiento es óptimo en algún momento del día concreto.
La motivación es la fuente principal del rendimiento.











Fuente: Habilidades directivas. Pearson. López Fernández, M. Díaz Carrión, R. Martín Prius, A. Cuellar Vázquez, L. F. Barrena Martínez, J. Romero Fernández, P. M. Ariza Cabrera, J.M. García Carbonell, N. Foncubierta Rodríguez, M.J  

Cronófagos externos

Los cronógrafos externos o ladrones del tiempo: 

Definimos como ladrones del tiempo a todas aquellas actividades que nos hacen perderlo. Ladrones externos son actividades externas que no controlamos nosotros mismo.

La pérdida de tiempo dependerá de cada persona y sus objetivos.

Durante la jornada laboral se conoce que existe una pérdida de tiempo, considerable que las empresas cuenta con ella, ¿pero realmente somos conscientes de cuanto tiempo perdemos y dónde lo perdemos?

La página de encuestas online Salary.com, ha publicado que  los trabajadores americanos admiten que de las 8 horas de las que se compone su jornada diaria, están perdiendo el tiempo una media de 2,09 horas al día. Esto significa que los trabajadores pierden más 25% horas que componen su jornada laboral diaria, un gran número de horas al año.

La encuesta también nos da información sobre en qué actividades se gasta más tiempo, cuales son los motivos de este tiempo perdido como también son las edades y sectores más afectados.

La encuesta refleja que malgastamos las horas de trabajo en navegar por la red para consultar Facebook, Twitter, correos personales, blogs; hablando con los compañeros, llamadas personales, realizando recados fuera de la oficina,… 

Las escusas que trabajadores dan a esta gran pérdida de tiempo es que no tiene un gran volumen de trabajo, es decir “Pierden el tiempo, porque no tienen nada que hacer”. Otra escusa muy significativa que refleja la encuesta, es la falta de motivación de los trabajadores hacia su trabajo “Para lo que me pagan” y “Que lo haga otro por mí”.

Por numerosas encuestas afirman que los trabajadores mayores de 45 años pierden menos tiempo de la jornada laboral que los trabajadores menores de 45 años. Estos estudios demuestran que los más mayores y los más jóvenes no tienen las misma preferencias para perder el tiempo dentro de la jornada laboral, pero que igual modo ambos malgastan su tiempo en actividades externas a la empresa.

El sector estrella es el de los seguros (2,5 horas de media diaria). Le siguen de cerca el sector público e I+D+I.

Un estudio reciente de Intel, con respecto a la cantidad de horas laborales pérdidas dentro de las empresas, ha probado que se pierden, en promedio, un total de 42 horas (el equivalente a una semana laboral) anualmente como consecuencia de la necesidad de reparar permanentemente las PCs con cuatro años o más de antigüedad. En estos casos, la frecuencia de reparaciones ronda las nueve al año.

Ciertos empresarios tienen la creencia de no invertir en tecnología, esto se ve reflejado en la baja productividad de los trabajadores. Por ejemplo, si el ordenador de un trabajador tarda en arrancar o funciona de manera deficiente, el trabajador perderá su tiempo de la jornada laboral.

Fuentes:

http://movilidadprofesional.com/2014/08/28/tecnologia-obsoleta/
http://newsroom.intel.com/community/es_lar/blog/2014/08/15/cu%C3%A1nto-y-c%C3%B3mo-las-peque%C3%B1as-empresas-pierden-tiempo-por-el-uso-de-tecnolog%C3%ADa-obsoleta
http://workmeter-es.blogspot.com.es/2012/01/como-donde-y-por-que-se-pierde-el.html
http://www.20minutos.es/noticia/265153/0/tiempo/trabajo/internet/

CRONÓFAGOS INTERNOS

CRONÓFAGOS INTERNOS

¿Qué ocurre cuando no empleamos bien nuestro tiempo? 

Lo perdemos.

          Y es que si destinamos un mayor esfuerzo a actividades que no me van a ayudar a conseguir el objetivo fijado en mi empresa, que es lo realmente importante, en otras palabras, primero realizo actividades menos importantes, no estoy utilizando mi tiempo de manera eficiente.

¿Qué es un cronófago? 

¿A qué nos referimos si lo identificamos como interno?

          Si «fagia» es comer o tragar y «crono» significa tiempo, podemos llamar cronófagos a los que se comen nuestro tiempo. Definimos como ladrones del tiempo a todas aquellas actividades que nos hacen perderlo.


           Estos “ladrones del tiempo” se pueden dividir en dos grandes grupos: externos e internos. En ocasiones nos vemos limitados por cuestiones mentales o morales que interfieren en nuestro rendimiento sin darnos cuenta, por ello hay que identificarlos y neutralizarlos, ya que son relativamente fáciles de cambiar al depender de nosotros mismos. Aunque hay que tener en cuenta que los factores que nos hacen perder nuestro tiempo dependerá de cada persona y sus objetivos. 

          En nuestro desempeño profesional existen algunas tareas o circunstancias que actúan como auténticos cronófagos. Analizaremos los principales devoradores de tiempo internos:

- Trabajar bajo presión: Trabajar con estrés durante mucho tiempo puede afectarnos en nuestra vida personal y no obtendremos un mejor resultado, aumenta las posibilidades de error. 

- Hábitos: Tenemos que estudiar nuestros hábitos pues a ellos destinamos gran parte de nuestro tiempo. Debemos meditar si hay alguna forma mejor de hacer las labores rutinarias y si para ello tenemos que adaptarnos a un cambio, seguramente valdrá la pena. 

- Parálisis por análisis: Esto depende mucho de cada uno pero podemos terminar bloqueados al alimentarnos de demasiados datos en informes, material, gráficas... es lo que se conoce como “parálisis por el análisis”. No por ser más numerosos son mejores, normalmente lo importante es contar con la información relevante pero ante todo con los datos ordenados y bien expresados.

- Actividades sencillas en primer lugar: Si resolvemos primero las tareas más sencillas lo que estamos provocando es una acumulación de problemas complicados y seguramente más urgentes. Esto nos lleva a aumentar nuestro estrés y la presión del tiempo. Es posible que al pensar en los problemas complejos alarguemos la resolución de los sencillos así que no solo nos comemos el tiempo sino que él nos come a nosotros.

- Orden: Evitar la aglomeración de papeles y tener un sitio para cada cosa nos ayuda a no sentirnos saturados ante el trabajo pendiente.

- No saber negarse: No podemos ocuparnos de todas las tareas del día. Como empresario hay que saber delegar las tareas menos relevantes, de manera que no nos sobrecarguemos de trabajo y tengamos mas tiempo para solucionar otros problemas.

         Pues bien, ya conocemos todos aquellos factores de nuestro día a día que nos hacen perder uno de los bienes mas preciado que tenemos. Esperamos que analices los que te afectan en tu misión empresarial, lo neutralices y consigas tu objetivo de una manera eficiente.






Fuentes:
Imágenes google

http://www.pymesyautonomos.com/consejos-practicos/cronofagos-lo-que-se-come-nuestro-tiempo-i

Trabajo "La Gestión del tiempo" (GADE 2ºD)

Manual Habilidades Directivas.

Jerarquización de las actividades empresariales

Jerarquización de las actividades empresariales

          Para esta semana os vamos a ofrecer el criterio para jerarquizar las actividades empresariales con fin de ayudaros a planificar y programar vuestro tiempo. Para ello, empezaremos con la definición de empresa.
          La empresa es una entidad en la que intervienen el capital y el trabajo como factores de producción de actividades industriales o mercantiles o para la prestación de servicios. Es donde un empresario invierte una cantidad de dinero con el fin de obtener beneficios mayores que la inversión al producir un bien o al prestar un servicio a cambio de un precio.
          Atendiendo a la actividad de la empresa, podemos encontrar de dos tipos: de producción de bienes y de prestación de servicios.
          Ahora, para jerarquizar, hay saber diferenciar entre urgente e importante, pero la importancia depende de los valores y objetivos a conseguir de cada empresa.
          Lo urgente es la cualidad asociada al tiempo.   Aumenta a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite.
          Importante es la cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no hacerlas son graves.
          Siguiendo estas prioridades, nos referiremos a ellas según el tipo de empresa de la que se trate.

Urgente e importante: hacerlo ahora, como por ejemplo, alguna reunión por falta de liquidez (ambas empresas), tener listo un catering para una boda (empresa de servicios) o la entrega de un coche (empresa de bienes).
Urgente y no importante: puedes delegarlo a un subordinado ya que es urgente y hay que hacerlo ahora pero no es importante. Por ejemplo, responder el correo de la cena de Navidad (ambas).
Importante y no urgente: decide cuándo hacerlo; antes de ellas solo realizamos las urgentes e importantes, por ello tenemos el tiempo para decidir cuándo hacerlo. Por ejemplo, construir relaciones con los compañeros de trabajo (ambas).
No urgente y no importante: deséchalo; no lo hagas nunca. Por ejemplo, la pérdida de tiempo, llamadas personales o actividades agradables que no se deben hacer en el horario laboral (todo es común tanto para una empresa de bienes como para una de servicios).

          Lo importante no se debe dejar de lado por lo urgente, ya que en un tiempo lo importante se volverá urgente y sería el pez que se muerde la cola.
          Aquí mostramos un organigrama en el que podemos apreciar la pérdida de tiempo que supondría para el consejo de dirección informar a cada uno de los trabajadores de las tareas a realizar o de imprevistos que modifiquen el trabajo diario:

          Como vemos, en el recuadro principal está el consejo de dirección que informará a los departamentos, estos informarán al jefe de personal o departamento subordinado (en el caso de que hubiese), y este informará a los demás empleados.
          Esperamos haberos minimizado la pérdida de tiempo y ayudado a organizaros para no perderlo.

Un saludo, 

Las distribuidoras del tiempo.

         
         Este blog va a estar dedicado a la administración adecuada del tiempo del empresario, por eso, la finalidad de nuestro blog es informar y aconsejar a los directivos de empresa sobre una eficiente distribución del tiempo en cuanto a su cargo y a nivel colectivo.



          El tiempo, definido como una magnitud física que permite ordenar la secuencia de lo sucesos, estableciendo un pasado, presente y futuro, es uno de los bienes mas preciados que tiene el empresario. Dependiendo de la eficiencia con la que gestione dicho tiempo, logrará alcanzar los objetivos que se proponga.
      En primer lugar, el empresario debe fijar el objetivo que desea conseguir. Partiendo de esta base, identificará las actividades y elaborará un programa con el que consiga distribuirlas empleando todos sus recursos de forma óptima.

    Debe tener en cuenta que aunque parezca una tarea fácil, es fundamental establecer una prioridad entre ellas, así como identificar aquellas que son urgentes e importantes. 
Son los cronófagos aquellas situaciones que hacen que el empresario pierda el tiempo, por tanto, le dedicaremos uno de nuestros artículos a identificarlos y analizarlos.